Assistant(e) d'agence H/F

Reference: 
2022/AA TLSE
publication date: 
2022-06-02
Description: 

CIMPA, filiale du groupe Sopra Steria, est un des leaders européens dans le domaine du conseil et des services PLM (Product Lifecycle Management : gestion du cycle de vie des produits).

L'offre PLM de CIMPA est articulée autour de quatre domaines d'intervention : le consulting, l’intégration de solutions, le support, la formation.
Elle couvre tout le cycle de vie des produits depuis l’innovation, conception jusqu’à l’exploitation et la maintenance.

CIMPA vous offre de riches perspectives d’évolution de carrières grâce à une politique de formation et de gestion active des compétences.

Rattaché(e) au Directeur d’Agence, l’assistant(e) d’agence supporte au quotidien ce dernier dans le management de son activité : sur les aspects gestion et reporting, suivi collaborateurs, support administratif et logistique.
Elle/il est le contact principal et d'assistance auprès des collaborateurs, managers et chefs de projet de l’agence ainsi que des différents interlocuteurs externes à l'agence.

Ses activités principales seront de :

- Mener les actions relatives à la gestion de l'activité et au suivi administratif des collaborateurs en étroite collaboration avec les team leaders, les chefs de projets, le focal point agence de la direction industrielle et le contrôleur de gestion afin de fluidifier les échanges.
- Assister les collaborateurs dans l'application des procédures, règles et outils liés au suivi financier de l'activité
- Capitaliser, diffuser et contribuer à l'amélioration des bonnes pratiques et faciliter leur application
- Vérifier les pointages et relancer les collaborateurs (absence, formation, …), en accord avec les procédures et règles applicables
- Contribuer et s’assurer de la complétude des informations collectées pour chaque cycle de pilotage financier de l’agence (budget, prévisions, relance et remontée d’informations, gestion des données et applications, reporting)
- Contribuer à la préparation des prévisions financières mensuelles de l’agence, à la gestion de l'avant-vente (opportunités), à la collecte et centralisation des documents relatifs à la mise en place ou la mise à jour de dossiers clients
- Fournir un support administratif lors d'appels d'offre clients
- Développer le relationnel avec les interlocuteurs clients
- Emettre les factures et gérer le recouvrement en coordination avec l'ensemble des acteurs impliqués et faciliter le partage des informations clés sur ce sujet
- Gérer les mouvements comptables de l'agence (déduction des ventes, avoirs)
- Suivre les frais de déplacements, les prêts de ressources CIMPA et Groupe (affectation outils)
- Gérer les PO (suivi des commandes et saisie dans les outils)
- Saisir la sous-traitance / Faire la provision pour chaque directeur d’agence ou demande de sous-traitance
- Suivre la réception de la livraison et validation de la facture pour la sous-traitance et les autres achats de l’agence (rapprochement provision comptables avec factures et extournes de provision mensuelles)
- Organiser les événements internes de l'agence
- Se coordonner avec les autres assistants(es) pour assurer une continuité dans leurs activités
- Former, accompagner et faire progresser d'autres assistantes

Skills: 

De formation Bac +2 minimum en assistanat de gestion, vous justifiez de minimum 2 ans d'expérience.

Compétences attendues :

- Processus et outils de planification des ressources de l'entreprise (Traitement de l'activité, prévision V2, JET)
- Processus et outils de gestion d'entreprise (logiciel interne)
- Finance et comptabilité d'entreprise (suivi des provisions/FNP, rapprochement de factures, dépréciation créances client)
- Excel (tableau croisé dynamique, formules de base type Recherchev)
- Processus et outils d'achat d'entreprise (demande d’achats, sharepoint, boîte mail spécifique)
- Processus et outils de vente en entreprise (enregistrement des PO, sharepoint, boîtes mails spécifiques PO et RFP)
- Processus et outils informatiques d'entreprise (JIRA, Solve It, IT Service Management)
- Collecte et synthèse des données
- Organisation et soutien logistique
- Traitement des informations partagées/communes

Les attendus :

- Aisance relationnelle et bonne communication
- Excellence professionnelle
- Méthode et résolution de problèmes
- Initiative et innovation
- Organisation et anticipation
- Travail d'équipe
- Sens du service

Vous allez ainsi rejoindre un environnement technique riche et varié en terme de technologies et de problématiques métiers industriels !

Diversity: 

CIMPA expressly prohibits any form of workplace discrimination and harassment. We are committed to creating a diverse environment. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity or expression, national origin, age, genetic information or disability.